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GovLab - einmal Verwaltung entstauben, bitte!
17.08.2020  
Im GovLab ist man angetreten, um die Bezirksregierung Arnsberg zu entstauben. Tag für Tag wird in der Behörde nach Innovationen gesucht. Das klingt furchtbar anstrengend. Warum es das nicht immer ist und die Idee auch dazu beitragen kann, mehr Nachwuchs für den Öffentlichen Dienst zu begeistern, verraten die zwei Köpfe des Projekts hier.

"Wir wollen alles einfacher, schneller, besser und überlegter machen" - das ist eine Ansage. Am anderen Ende der Kon­ferenz­schalte sitzen Antonia Steinhausen und Jona Bialowons. Die beiden arbeiten halbtags in der Bezirksregierung Arnsberg und sind zur anderen Hälfte des Tages die Köpfe eines besonderen Projekts, das sich "GovLab" nennt.

Gedankenexperimente erlaubt

Ein Laboratorium in einer Regierungsverwaltung? Schon der Name dieses Arbeitsbereichs lässt ahnen, dass hier Inno­va­tio­nen zusammengebraut werden. Es wird experimentiert, was das Zeug hält. Es wird gebrainstormt und ge­forscht, wie man zu besseren Lösungen kommen kann.

Im GovLab in Arnsberg ist man angetreten, um die Bezirksregierung Arnsberg zu entstauben
"Einfacher, schneller, besser und überlegter" - sind wir mal ehrlich: Ein bisschen größenwahnsinnig hört sich das schon an. Also wollen wir mehr wissen. Was macht das GovLab konkret? Und wer macht das?

"Alle", sagen Antonia Steinhausen und Jona Bialowons und meinen damit alle Kollegen aller Fachbereiche in der gesamten Bezirksregierung. Also 1.800 Menschen. Sie sind das große Potential. Es geht um ihr Wissen und ihre Ideen.

Alle sind gefragt, Veränderung anzustoßen
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"Jeder kann ein Projekt zu etwas vorschlagen, für das er Optimierungsbedarf sieht", sagt Steinhausen. Das kann beispielsweise die Umstellung von Fortbildungsanträgen von analog auf digital sein. Alles was der Ideengeber tun muss: Das Problem kurz auf einer Postkarte schildern und sie zum gemeinsamen „Hirnen“ ins GovLab geben. Steinhausen und Bialowons sorgen dann dafür, dass sich dazu ein Workshop-Team findet. Dabei achten sie darauf, dass die Experten aus dem eigenen Haus in einer solchen Gruppe zusammenfinden.

"Es gibt eine Plattform, auf der wir entweder Workshops zu bestimmten Themen anbieten oder aber die Mitarbeitenden kommen selbst auf uns zu und bringen Vorschläge ein, für die wir gemeinsam Lösungen erarbeiten können", sagt Steinhausen.

Die alles entscheidende Frage: Ist das eigentlich sinnvoll?

Bei der Idee, den Fortbildungsantrag und damit verbundene Abläufe zu entschlacken, hieß das konkret: Das Papier umfasste mehrere Seiten, die handschriftlich vom Antragsteller auszufüllen waren. "Dann musste der Antrag über den Vorgesetzten an das Fachdezernat", erläutert Bialowons. Fragt sich nur, ob das so sinnvoll ist oder ob es möglicherweise eine andere Lösung gibt, um schneller zu einem besseren Ergebnis zu kommen.

Darum stellt man im GovLab alles auf den Prüfstand. "Wir versuchen, alles zu hinterfragen", sagt der 24-Jährige. "Muss die Abteilungsleitung in den Prozess aktiv mit eingebunden sein oder reicht es nicht, sie nachher einfach zu in­for­mieren?" Hier werden Dinge und Abläufe, die nach Regeln von vor hundert Jahren erstellt wurden, hinterfragt und im besten Fall transformiert und klar gemacht für das digitale Zeitalter. Das GovLab versteht sich als Macher-Werkstatt, quer durch alle Fachbereiche der Bezirksregierung.

Motivation der Mitarbeiter ist groß

Es hat einen immens großen Vorteil, dass die Vorschläge aus den Fachbereichen selbst kommen. "Wenn wir dann einen Workshop organisieren, haben wir es mit sehr motivierten Menschen zu tun, die eine Lösung für ihr Problem finden wollen", sagt Steinhausen. Das macht die Arbeit effektiv und beteiligt Mitarbeiter quer durch alle Alters­gruppierungen und Hierarchieebenen.

Meist erkennen auf Dauer alle den Nutzen der angestoßenen Veränderungen, weil sie die praktische Arbeit unmittelbar und direkt erleichtern. Wie beispielsweise ein Workshop zur Fragestellung "Wie erstelle ich einen Serienbrief aus meiner Anwendung heraus?" Auf diese Weise wird daran gearbeitet beispielsweise Excel-Dateien zu optimieren oder neue Besprechungs­formate auszuprobieren.

Gerade bei komplexeren Fragestellungen ist es nötig, die richtigen Leute zusammenzubringen. "Darum sitzen in den Workshops Sachbearbeiter zum Teil mit ihren Chefs zusammen", sagt Steinhausen. Ein Problem ist das nicht, denn im GovLab gelten eigenen Regeln.

In Workshops gibt es keine Hierarchien

"Wir haben agile Arbeitsmethoden und alle sind auf Augenhöhe", sagt Steinhausen. Die Hierarchieebene spielt hier also keine Rolle. Das darf sie auch nicht, um dem offenen Denken nicht im Wege zu stehen. Ein äußeres Zeichen dessen: "Wir Duzen uns in den Workshops meist", sagt Steinhausen. Das schafft eine andere Atmosphäre, in der man unge­hin­dert drauflos und laut denken kann. Und plötzlich fühlt sich das Arbeiten in einer Verwaltung fast so an wie in einem Start-up-Unternehmen.

Auf den Weg gebracht wurde hier zum Beispiel ein Chatbot, der durch ein textbasiertes Dialogsystem direkt Antworten zu eingegebenen Fragen auswirft. Das erleichtert den Beschäftigten die Arbeit, weil sie nun nicht mehr in endlosen FAQ-Listen nach Antworten auf ihre Fragen suchen müssen. Das System konnte nach nur vier Monaten landesweit eingesetzt werden und kostete neben ein paar Personentagen nur rund 60 Euro.

Hier gibt es weitere GovLabs

Das zeigt: Eigentlich könnte jede Verwaltung ihr eigenes GovLab brauchen. In einigen Bereichen sieht man den Bedarf. "Inzwischen informieren sich viele Behörden und Kommunen bei uns", sagt die Koordinatorin des GovLabs. Erste Umsetzungen gebe es beispielsweise bei der Stadt Ulm. Auch in Soest habe vor wenigen Monaten ein Stadtlabor eröffnet. Die Bundeswehr hat ein Cyber-Innovation-Hub.

Die Erfahrungen in Arnsberg zeigen den jungen Machern des GovLab, wie erfolgreich es ist, Menschen aus der Ver­wal­tung selbst gestalten zu lassen. Sie sehen die Chance, genau durch dieses Pfund auch Nachwuchs für den Öffent­lichen Dienst begeistern zu können. "Anwärter bekommen für ihre Ausbildung ein iPad", sagt Steinhausen. Durch solche Maßnahmen und auch die Arbeit des GovLabs werde immer mehr in Richtung Digitalisierung erreicht.

Dennoch müsse der Öffentliche Dienst nach Auffassung der jungen Köpfe aus dem GovLab sein Image verbessern. Man müsse mehr dafür tun, die Arbeit, die in Verwaltungen geleistet werde, transparenter zu machen. "Viele wissen gar nicht, was eine Bezirksregierung oder eine Kreisverwaltung überhaupt machen", sagt Biolowons.

Ein Manko vieler Verwaltungen sei zudem, dass der Prozess um Bewerbungsverfahren zu langwierig sei. "Es sind zu viele Personen und Gremien eingebunden", sagt der 24-Jährige. Dadurch dauert es zu lange, bis Bewerber eine Rück­meldung bekommen. Manchmal haben sie dann bereits anderweitig eine Zusage gemacht. Aber auch das könnte man im GovLab optimieren.