KI-Einsatz macht klare Zu­stän­dig­kei­ten in Behörden wichtiger

KI hält Einzug in die Rathäuser. Sie beantwortet Bürgeranfragen, erstellt Textvorschläge und unterstützt Beschäftigte bei ihrer Arbeit. Das bringt jedoch bislang kaum gesehene Probleme mit sich. Wenn KI Aufgaben übernimmt, verschieben sich auch Zuständigkeiten. Was passiert, wenn aus einer technischen Unterstützung plötzlich eine fachliche Bewertung wird?

„Können Sie mir sagen, ob mein Bauantrag bald genehmigt wird?“ Eine übliche Bürgeranfrage, die oftmals zunächst im Bürgerbüro einer Kommune landet. Die Sachbearbeiterin öffnet den KI-Assistenten und erhält von ihm innerhalb weniger Sekunden einen freundlich formulierten Antwortvorschlag. Die Formulierung klingt professionell, verständnisvoll und überzeugend.

KI verändert Aufgaben und Rollen im Öffentlichen Dienst

Doch genau hier beginnt eine Herausforderung, die mit dem zunehmenden Einsatz Künstlicher Intelligenz in Verwaltungen an Bedeutung gewinnen wird. Denn: Die Mitarbeiterin darf erklären, wie ein Verfahren abläuft, welche Unterlagen benötigt werden oder wer konkret das Anliegen beantworten kann. Ob ein Bauantrag genehmigungsfähig ist oder welche Erfolgsaussichten ein Verfahren hat, entscheidet jedoch nicht das Bürgerbüro – sondern in diesem Fall das Bauamt.

Die KI hat also eine Antwort geliefert, bei der sie möglicherweise eine Grenze überschreitet: Sie hat aus einer Unterstützung eine fachliche Bewertung gemacht.

Wie KI Zuständigkeiten zwischen Fachbereichen verschiebt

Dass der Einsatz Künstlicher Intelligenz nicht nur einzelne Arbeitsschritte beschleunigt, sondern auch Tätigkeitsprofile verändert, zeigt eine aktuelle Untersuchung von OpenAI. Die Analyse bezeichnet dieses Phänomen als „Task Crossover“: KI wird zunehmend für Aufgaben eingesetzt, die bisher typischerweise anderen Berufsgruppen oder Fachbereichen zugeordnet waren. Nach den Ergebnissen der Untersuchung sind 43,5 Prozent der analysierten KI-Anfragen Tätigkeiten, die traditionell einem anderen Berufsbild zugeordnet sind.

Besonders häufig zeigt sich solche Aufgabenüberschneidung vor allem in Bereichen wie Kundenkommunikation, Personalthemen und juristischen Fragestellungen. Die Untersuchung weist zudem darauf hin, dass kleinere Organisationen KI häufiger nutzen, um fehlende Spezialkompetenzen auszugleichen.

KI in Behörden braucht klare Verantwortlichkeiten

„Für den Öffentlichen Dienst stellt sich damit eine zentrale Frage: Wie lässt sich KI so einsetzen, dass Unterstützung entsteht, ohne dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verschwimmen?“, fragt Nicole Schorn, Vorsitzende der Deutschen Beamtenbund-Jugend NRW (dbb jugend nrw) kritisch. Gerade kleinere Städte und Gemeinden stehen häufig vor der Herausforderung, Fachwissen in Bereichen wie Recht, Datenschutz oder Kommunikation vorzuhalten. KI kann hier unterstützen und Beschäftigten Arbeit abnehmen und sie entlasten.

„Uns ist wichtig, klar zu trennen und sicherzustellen, dass beim Einsatz von KI unterschieden wird zwischen fachlichen Zuständigkeiten. Durch KI gesteuerte Prozesse dürfen nicht dazu führen, dass Verantwortung unbemerkt von einer Stelle auf eine andere übergeht“, betont Schorn.

Entlastung statt Verantwortung ohne Zuständigkeit

KI könne Beschäftigte entlasten, dürfe jedoch nicht dazu führen, dass Beschäftigte Aufgaben übernehmen, für die ihnen weder die Zuständigkeit noch die notwendige Qualifikation übertragen wurde. „Digitalisierung braucht klare Spielregeln und keine schleichende Verlagerung von Verantwortung“, sagt die Landesvorsitzende.

Aus Sicht der dbb jugend nrw geht es deshalb bei KI nicht allein um die Anschaffung neuer Software. Entscheidend sei, dass Verwaltungen gleichzeitig klären, welche Aufgaben KI unterstützen dürfe, und nicht zuletzt auch, wo die Unterstützung aufhört und die fachliche Verantwortung beginnt.

„Wir müssen sicherstellen, dass immer zunächst klar ist, wer Ergebnisse prüft, bevor sie nach außen wirken. Denn Technik soll Beschäftigte stärken und sie nicht mit zusätzlicher Verantwortung alleinlassen. Deshalb müssen Digitalisierung, Qualifizierung und Mitbestimmung immer zusammengedacht werden“, so Schorn.

Gerade im Öffentlichen Dienst sind Zuständigkeiten ein wichtiger Teil des Vertrauens in staatliches Handeln. Bürgerinnen und Bürger müssen wissen, wer eine Auskunft erteilt, wer eine Entscheidung trifft und wer dafür einsteht.

→ KI braucht klare Regeln – nicht nur gute Software
→ Wer haftet, wenn die KI falschliegt?